Politique de protection des données à caractère personnel

Votre confiance en nous constitue le capital le plus important de la Société coopérative à responsabilité limitée de droit public « INTERCOMMUNALE DU RESEAU SOCIAL D’INSERTION ET D’ACCUEIL », en abrégé « IRSIA », dont le siège est établi à 7340 Colfontaine, Place de Pâturages 41, TVA BE-0201.107.922, RPM Hainaut, division Mons (ci- après dénommée « Irsia » « nous » ou « notre Société »). Votre vie privée revêt dès lors une importance essentielle pour nous.

La présente politique de protection des données à caractère personnel (ci-après dénommée la « Politique ») s’applique entre autres à notre site Internet https://www.irsia.be/ (ci-après dénommé le « Site Web »), à vos visites au sein de l’Irsia et, de manière générale, à toutes les relations (commerciales) existant entre l’Irsia et ses clients, partenaires commerciaux, et toutes personnes avec qui nous sommes susceptibles d’entretenir des relations.

La présente Politique s’applique à toutes les données à caractère personnel traitées par l’Irsia, agissant en qualité de responsable du traitement, et couvre tous les traitements de données dont l’Irsia est responsable.

Cette Politique contient, entre autres, des informations sur les données à caractère personnel que l’Irsia récolte, ainsi que sur la manière dont l’Irsia traite ces données à caractère personnel.

L’Irsia essaie à tout moment d’agir en conformité avec le Règlement européen (UE) 2016/679 du 27 avril 2016 (Règlement Général sur la Protection des Données entré en vigueur le 25 mai 2018 – le « RGPD ») et (ii) la Loi du 30 juillet 2018 relative à la protection des personnes physiques à l’égard des traitements de données à caractère personnel. La présente Politique contient entre autres des informations sur les données à caractère personnel que l’Irsia collecte, ainsi que sur la manière dont l’Irsia utilise et traite ces données à caractère personnel.

La visite de notre Site Web, la sollicitation de nos services et l’inscription de votre/vos enfant(s) dans une crèche ou chez l’une de nos accueillantes d’enfants, ainsi que, de manière générale, la communication avec l’Irsia implique votre approbation expresse (au moyen de la communication de vos données à caractère personnel ou « opt-in » de participation) de la présente Politique et donc de la manière dont nous collectons, utilisons et traitons vos données à caractère personnel.

Veuillez lire la présente Politique en combinaison avec et la politique d’utilisation des cookies de l’Irsia.

Types de données à caractère personnel

L’Irsia peut collecter et traiter les données à caractère personnel suivantes :

Nom ;
Prénom ;
Adresse e-mail ;
Numéro de téléphone (fixe/gsm) ;
Adresse du domicile (adresse, code postal, localité, pays) ;
Lieu de travail des parents ou tuteurs ;
Date de naissance de l’enfant ;
Sexe de l’enfant ;
Numéro de compte bancaire ;
Adresse de facturation ;
Coordonnées reprises sur le CV qu’il est possible de joindre à une candidature spontanée par le biais d’un email via l’adresse email référencée sur le Site Web ;
Toutes les données à caractère personnel transmises volontairement à l’Irsia (lors de la correspondance en général).

Mode de collecte des données à caractère personnel

Ces données à caractère personnel sont collectées en cas de ou dans le cadre de :

La visite du Site Web de l’Irsia par le biais des cookies ;
L’inscription de vos données à caractère personnel via le formulaire d’inscription dans une crèche / chez une accueillante, (notamment disponible sur le Site Web de l’Irsia) ;
L’inscriptiondevotre/vosenfant(s)dansl’undenosmilieuxd’accueil(vialafiched’inscriptionetlecontrat d’accueil) ;
Une prise de contact via le numéro de téléphone ou l’adresse e-mail disponibles sur le Site Web de l’Irsia ;
La candidature spontanée et donc le transfert par vos soins de votre CV afin de solliciter un emploi via l’adresse e-mail disponibles sur le Site Web de l’Irsia ;
De manière générale, l’usage fait d’un service que nous proposons (que ce soit par l’intermédiaire du Site Web ou non) ;
La transmission des coordonnées des personnes tierces habilitées à reprendre l’enfant en cas d’absence des parents ;
La consultation médicale effectuée par l’Office de la Naissance et de l’Enfance ;
L’établissement de mailing lists ;
De manière générale, la correspondance échangée avec l’Irsia (e-mail, téléphone, ou par tout autre moyen de correspondance);
De manière générale, la collaboration avec l’Irsia.

Les données à caractère personnel collectées par l’Irsia sont donc expressément et volontairement fournies par vos soins. La délivrance de certaines données à caractère personnel est une condition afin de pouvoir bénéficier de certains services (par exemple l’échange électronique suite à votre demande de contact par le biais du « formulaire de contact »). Nous nous engageons à ne collecter que les données à caractère personnel dont nous avons besoin pour la finalité du traitement, et à ne traiter ces données qu’en fonction du but poursuivi.

Utilisation des données à caractère personnel

L’Irsia peut utiliser vos données à caractère personnel pour les finalités que vous trouverez en annexe 1 de la présente Politique.

De manière générale, nous n’utiliserons vos données à caractère personnel que si vous y avez consenti ou lorsque cette utilisation repose sur l’un des fondements juridiques prévus légalement :

La sauvegarde de nos intérêts légitimes ;
La conclusion, la négociation et l’exécution d’un contrat qui nous lie avec vous ;
Le respect d’une obligation légale ;
La préservation de l’intérêt public.
Divulgation de données à caractère personnel à des tiers

L’Irsia ne divulguera pas vos données à caractère personnel à des tiers, sauf lorsque cela s’avère nécessaire dans

le cadre du service sollicité et notamment, mais sans limitation :

L’inscription de votre/vos enfant(s) dans un de nos milieux d’accueil agréé ;
Les consultations médicales ;
La gestion des plaintes ;
La gestion de nos bases de données (inscription/modification/suppression) ;
La gestion de la comptabilité ;
Les demandes de subsides
Le stockage informatique ;
Le respect des obligations légales imposées à l’Irsia.

Dans ce contexte, vos données à caractère personnel peuvent éventuellement être rendues publiques auprès de l’ONE, des médecins indépendants, de notre webmaster, des partenaires de paiement, des fournisseurs de logiciels, des partenaires cloud, notre compagnie d’assurance ainsi que divers prestataires à qui l’Irsia est susceptible de faire appel dans le cadre de la prestation de ses services.

S’il est nécessaire que, dans ce cadre, l’Irsia divulgue vos données à caractère personnel à des tiers, la tierce partie concernée sera tenue d’utiliser vos données à caractère personnel conformément aux dispositions de la présente Politique.

Nonobstant ce qui précède, il est toutefois possible que l’Irsia divulgue vos données à caractère personnel :

Aux autorités compétentes lorsque l’Irsia y est tenue sur base de la loi ou dans le cadre d’une procédure judiciaire ou d’une procédure judiciaire future et pour garantir et défendre nos droits ;
Lorsque l’Irsia ou presque tous ses actifs sont repris par une tierce partie, auquel cas vos données à caractère personnel – que l’Irsia a collectées – constitueront l’un des actifs transférés;
Lorsque vous y avez expressément consenti, le cas échéant.

Traitement transfrontalier des données à caractère personnel

En principe nous ne transmettrons pas vos données à caractère personnel en-dehors de l’Espace économique européen (EEE). Toutefois, si dans le cadre de certaines prestations, l’Irsia est amenée à traiter vos données à caractère personnel en dehors de l’EEE avec un destinataire qui a son domicile ou son siège social dans un pays qui ne tombe pas sous une décision similaire, promulguée par la Commission européenne, ce traitement sera soumis aux dispositions d’une convention de transfert de données, laquelle contiendra les clauses contractuelles standards telles que définies dans la ‘Décision de la Commission européenne du 5 février 2010 (Décision 2010/87/CE)’, ou (ii) un quelconque autre mécanisme sur la base de la législation relative à la vie privée ou d’une quelconque autre réglementation relative au traitement de données à caractère personnel.

Stockage des données à caractère personnel

Sauf quand un plus long délai de conservation est requis ou justifié par la loi ou par le respect d’une autre obligation légale, l’Irsia ne conserve vos données à caractère personnel que pendant la période qui est nécessaire pour atteindre et remplir les objectifs pour lesquels elles ont été collectées tels que décrits dans la Politique, sous le point ‘utilisation des données à caractère personnel’.

L’Irsia conservera toutes les données à caractère personnel qu’elle a collectées, dans ses dossiers en version papier conservés en interne dans l’entreprise, sur ses serveurs et logiciels informatiques internes ainsi que sur un serveur cloud localisé en Europe.

Annexe 2 : durées de conservation par catégorie de traitements.

Vos droits relatifs à la protection de votre vie privée

Dans le cadre du traitement de vos données à caractère personnel, vous disposez des droits suivants :

Droit d’accéder à vos données à caractère personnel ;
Droit de rectifier, de compléter ou de mettre à jour vos données à caractère personnel ;
Dans certaines circonstances, le droit de supprimer vos données à caractère personnel (‘droit à l’oubli’) (dans ce contexte, l’Irsia indique que certains services ne seront plus accessibles ou ne pourront être fournis si vous supprimez certaines données personnelles ou les faites supprimer) ;
Droit à une limitation du traitement de vos données à caractère personnel ;
Droit à la portabilité de vos données à caractère personnel ;
Droit d’objection / d’opposition contre le traitement de vos données à caractère personnel.

Si vous souhaitez exercer vos droits relatifs à la protection de la vie privée, veuillez contacter etcq@vefvn.or

Vous trouverez de plus amples informations à propos de vos droits sur le site Internet de l’Autorité de Protection des Données (ci-après l’ « APD ») via le lien suivant https://www.autoriteprotectiondonnees.be.

Protection des données à caractère personnel

L’Irsia s’engage à prendre les mesures de précaution raisonnables, de nature physique, technologique et/ou organisationnelle pour éviter l’accès non autorisé à vos données à caractère personnel, ainsi que la perte, l’abus ou la modification de vos données à caractère personnel.

Nonobstant la politique de sécurité de l’Irsia, les contrôles qu’elle effectue et les actes qu’elle pose dans ce cadre, il ne peut être garanti un niveau infaillible de sécurité. Aucune méthode de transfert ou de transmission par le biais d’Internet, ni aucune méthode de stockage électronique ne sont sûres à 100 %, de sorte que l’Irsia ne peut, dans ce cadre, garantir une sécurité absolue.

Actualisation de la Politique

L’Irsia est habilitée à actualiser la présente Politique en installant une nouvelle version sur le Site Web. Dans ce cadre, il est particulièrement indiqué de consulter régulièrement le Site Web et la page concernée sur laquelle la Politique est reproduite, afin d’être certain que vous ayez connaissance des moindres modifications.

La dernière version sera toujours consultable via ce lien.

Autres sites web

Le Site Web peut éventuellement contenir des hyperliens vers d’autres sites web. Lorsque vous cliquez sur l’un de ces liens, vous pouvez être redirigé vers un autre site web ou une source Internet qui pourrait recueillir des informations à votre sujet via des cookies ou d’autres technologies. Irsia ne porte aucune responsabilité, ou autorité de contrôle sur ces autres sites ou ressources Internet, ni sur la collecte, l’utilisation et la distribution de vos données à caractère personnel. Vous devez vérifier vous-même la politique de confidentialité de ces autres sites Web et sources Internet afin de pouvoir juger s’ils agissent conformément à la législation sur la protection de la vie privée.

Contactez l’Irsia

Si vous avez des questions sur la Politique ou sur la manière dont Irsia collecte, utilise ou traite vos données à caractère personnel, veuillez nous contacter :

Par e-mail : etcq@vefvn.or
Par la poste : Intercommunale du réseau social d’insertion et d’accueil, en abrégé « IRSIA », 7340 Colfontaine, Place de Pâturages 41

Si vous n’êtes pas satisfait de la manière dont l’Irsia a traité les questions ou commentaires que vous lui avez soumis, ou si vous avez des réclamations concernant la manière dont l’Irsia collecte, utilise et/ou traite vos données à caractère personnel, vous pouvez introduire une plainte auprès de l’APD.

Qu’attendons-nous de vous ?

De notre côté, nous attendons de vous que vous vous assuriez que les informations que vous nous avez transmises sont pertinentes et à jour. Vous devez également nous informer sans délai de tout changement significatif relatif à votre situation. Si vous êtes amené à devoir nous fournir des informations sur un tiers, nous vous invitons à vous assurer que ce dernier vous a donné son consentement pour ce faire.

Annexe 1 – Finalités de l’utilisation des données à caractère personnel

L’Irsia peut utiliser vos données à caractère personnel pour les finalités suivantes :

La visite de notre Site Web, l’optimisation de la qualité, la gestion et le contenu du Site Web : Afin d’améliorer la qualité de vos visites sur notre Site Web, nous utilisons certains cookies nous permettant de mémoriser certaines de vos données à caractère personnel. Cependant, nous utilisons de façon très limitée les cookies de longue durée. Merci de cliquer ici pour en savoir plus sur la façon dont nous utilisons les cookies. Ce traitement se fonde sur notre intérêt légitime ou sur votre consentement.
L’inscription de vos données à caractère personnel via le formulaire d’inscription dans une crèche / chez une accueillante : Un formulaire d’inscription en ligne est disponible sur notre Site Web. Vous avez également l’opportunité de nous contacter par téléphone et par e-mail. Afin d’honorer vos demandes (demandes d’information, demandes d’inscription, sollicitation à un emploi, prise de rendez-vous etc…) nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel. Ce traitement se fonde sur notre intérêt légitime ou sur l’exécution précontractuelle.
L’inscription de votre enfant dans l’un de nos milieux d’accueil (via la fiche d’inscription et le contrat d’accueil) : En tant que parent d’un enfant sollicitant une place dans l’un de nos milieux d’accueil, vous serez amené à établir un contrat d’accueil avec l’Irsia afin que nous puissions entamer la collaboration pour laquelle vous avez sollicité certains de nos services. Dans ce cadre, nous serons amenés à récolter certaines de vos données personnelles. Ce traitement se fonde sur l’exécution d’un contrat ou sur une obligation légale.
Exécution des services, traitement de vos opérations et exécution de vos instructions dans le cadre des services que nous proposons : Au cours de notre collaboration, nous utiliserons vos données afin d’effectuer les services pour lesquels vous avez fait appel à l’Irsia. Cette utilisation implique que l’Irsia soit en possession de vos données à caractère personnel aussi longtemps que le nécessite la procédure d’accueil de votre enfant. Ce traitement se fonde sur l’exécution de tout contrat conclu avec vous et/ou de tout engagement pris par vous ou par l’Irsia.
La transmission des coordonnées des personnes tierces habilitées à reprendre l’enfant en cas d’absence des parents Les milieux d’accueil de l’Irsia vous proposent de déclarer certains tiers habilités à reprendre votre enfant en cas d’absence ou d’empêchement dans votre chef. Cette possibilité implique que vous nous transmettiez les coordonnées de cette ou ces personnes habilitées. Ce traitement se fonde sur l’exécution d’un contrat et sur le consentement que vous aurez préalablement recueilli de la personne tierce habilitée.
La consultation médicale effectuée par l’Office de la Naissance et de l’Enfance Lors des consultations médicales des enfants, l’Irsia sera amenée à être en possession du dossier médical de votre enfant. Ce traitement se fonde sur l’exécution d’un contrat ainsi que, dans certaines circonstances, d’une obligation légale.
L’établissement de mailinglists : Dans le cadre des différents services que nous proposons, nous constituons une base de données de contacts afin d’assurer un meilleur suivi de nos clients. Dans ce contexte, certaines de vos données à caractère personnel pourront être collectées dans une base de données. Vos données à caractère personnel ne seront jamais utilisées à des fins marketings sans votre consentement exprès. Le fondement juridique du traitement de vos données à cette fin est votre consentement.
L’envoi des factures et la perception des paiements : Dans le cadre des prestations proposées par l’Irsia et des conventions que vous aurez conclues avec nous, nous utiliserons certaines de vos données à caractère personnel afin d’établir les factures et, suite à la perception des paiements, les traiter au service comptabilité à toutes fins utiles de bonne gestion des dossiers de facturation. Ce traitement se fonde l’exécution d’un contrat.
Respect des législations et des réglementations : Nous nous assurons du respect de toute législation ou réglementation en vigueur. Dans ce cadre, et si cela s’impose, nous serons amenés à traiter certaines de vos données à caractère personnel. Ce traitement se fonde sur le respect d’une obligation légale.
Protectiondenosdroits : Nous sommes susceptibles d’utiliser vos données afin de protéger nos droits notamment dans le cadre de la défense ou de la protection de droits et d’intérêts légaux, d’actions en justice, la gestion de réclamations ou de litiges, en cas de restructuration de sociétés ou autres opérations de fusion ou acquisition. Nous les utiliserons sur la base d’une obligation légale.

Annexe 2 : durée de conservation par catégorie de finalité, sous réserve du droit à l’oubli (sauf obligation légale de conservation)

Finalités des traitements de données à caractère personnel	Fondement	Durée de conservation maximale (sauf indication contraire)
La visite de notre Site Web, l’optimisation de la qualité, la gestion et le contenu du Site Web	Intérêt légitime Consentement	13 mois après la dernière visite de l’utilisateur sur le Site Web.
L’inscription de vos données à caractère personnel via le formulaire d’inscription dans une crèche / chez une accueillante	Intérêt légitime Exécution (pré)contractuelle	3 ans après la sortie de l’enfant
L’inscription de votre enfant dans l’un de nos milieux d’accueil (via la fiche d’inscription et le contrat d’accueil)	Exécution contractuelle	7 ans après la sortie de l’enfant
Exécution des services, traitement de vos opérations et exécution de vos instructions dans le cadre des services que nous proposons	Exécution contractuelle Consentement	3 ans après le dernier contact avec l’individu Pour ce qui est des documents financiers : 7 ans à partir du 1e janvier de l’année qui suit la période imposable.
La transmission des coordonnées des personnes tierces habilitées à reprendre l’enfant en cas d’absence des parents	Exécution contractuelle Consentement	Dès la sortie de l’enfant
La consultation médicale effectuée par l’Office de la Naissance et de l’Enfance	Exécution contractuelle Obligation légale	5 ans après la sortie de l’enfant
L’établissement de mailinglists	Consentement	– Si pas de consentement : à supprimer directement ; – Si consentement : 1 ans après le dernier contact avec l’individu.
L’envoi des factures et la perception des paiements	Exécution contractuelle	Documents financiers : 7 ans à partir du 1e janvier de l’année qui suit la période imposable.
Respect des législations et des réglementations	Obligation légale	– Documents sociaux : 5 ans à partir du jour qui suit celui de la fin de l’exécution du contrat ; – Données médicales (certificat) : 15 ans maximum – Données liées aux accidents de travail : 10 ans maximum – Documents financiers : 7 ans à partir du 1e janvier de l’année qui suit la période imposable
Protection de nos droits	Obligation légale	Aussi longtemps que l’action en justice/la procédure/le litige est en cours, et jusqu’à 10 ans après cela.